Betriebskostenabrechnung: wichtige Details

Die jährliche sogenannte Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Last. Sie kennen die rechtlichen Details und die kleinen Fußangeln nicht gut genug. Daher befürchten Sie, Fehler zu machen. Es gibt jedoch Makler, Hausverwaltungen und andere Anbieter, die vor dem Absenden die Unterlagen prüfen können. Das kann hilfreich sein, um diese korrekt als Betriebskostenabrechnung zu bezeichnende Auflistung fehlerfrei an die Mieter auszuhändigen.

Nicht immer ist eine Abrechnung erforderlich

Bevor sich Vermieter mit dem Thema auseinandersetzen, sollten Sie prüfen, ob Sie überhaupt eine Betriebskostenabrechnung benötigen. Denn es gibt Fälle, in denen eine Bruttomiete oder Betriebskostenpauschalen erhoben werden. Solche Pauschalen sind eine Art All-inklusive-Betrag. Damit ist alles abgegolten. Das gilt auch dann, wenn der Mieter eigentlich ein Guthaben hätte.

Nur dann, wenn eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart ist, muss der Vermieter tatsächlich eine Betriebskostenabrechnung vorlegen. Dann jedoch muss er sich an Fristen und das Gebot einer fehlerfreien nachvollziehbaren Abrechnung halten.

Die Fristen: Ein Jahr muss kein Kalenderjahr sein

Der Abrechnungszeitraum muss ein Jahr umfassen. Allerdings muss es kein Kalenderjahr sein. Die Abrechnungsintervalle können auch unterjährig starten und müssen dann zwölf Monate beinhalten. Es gilt das Abflussprinzip, das bedeutet, dass nur in dem Zeitraum tatsächlich angefallene Kosten abzurechnen sind.

Die Abrechnung muss genau ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen. Das geht aus § 556 BGB hervor und ist entscheidend. Denn der Mieter darf eine eventuelle Nachzahlung sogar verweigern, wenn sich der Vermieter verspätet.

Der Mietvertrag und die Wirtschaftlichkeit

Welche Betriebskosten überhaupt als Nebenkosten auf Mieter umlegbar sind, hängt von zwei Aspekten ab. Zum einen dürfen Vermieter nur die Kosten abrechnen, die explizit als Betriebskosten im Mietvertrag aufgeführt sind. Ist diese Liste unvollständig, geht das zulasten des Vermieters. Zum anderen müssen die Ausgaben gesetzeskonform nach § 556, Absatz 1 BGB sein. Dabei spielen drei Punkte eine wichtige Rolle:

• Die Ausgaben müssen für den bestimmungsgemäßen Gebrauch notwendig sein.
• Die Ausgaben müssen regelmäßig anfallen.
• Die Ausgaben müssen dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen.

Hinter diesen Aussagen versteckt sich vor allem eine wichtige Unterscheidung: Betriebskosten sind nur regelmäßig anfallende Wartungsaufgaben, die zu einem angemessenen, marktgerechten Preis beauftragt werden. Alle Reparaturen und Luxus-Dienstleistungen sowie Arbeiten, von denen der Mieter nicht profitiert, sind zum Beispiel nicht abrechenbar.

Welche Posten die Betriebskostenabrechnung detailliert beinhalten darf, listet § 2 der Betriebskostenverordnung auf. Daran können sich Vermieter orientieren. Die aktuelle Rechtsprechung sorgt teilweise für Klarheit wie zum Beispiel bei Ausgaben zur Mülltrennung, bei Glühbirnen oder Rauchmeldern sowie dem Dauerthema Heizkosten.

Achten Sie auf die Form der Betriebskostenabrechnung

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Einhalten der formellen Vorgaben. Die Betriebskostenabrechnung muss einige Pflichtangaben wie den korrekten Adressaten, die Anschrift und genaue Bezeichnung der Wohnung, Datum und Abrechnungszeitraum enthalten.

Außerdem muss die Abrechnung nachvollziehbar sein, was insbesondere für die Berechnung einzelner Ausgaben gilt. So müssen alle Verteilerschlüssel für die Umlage auf die Mieter logisch und korrekt sein. Ebenso muss jede Betriebskostenabrechnung die genaue Summe aller Vorauszahlungen, die Summe der auf den Mieter fallenden Kosten und die daraus resultierende Differenz enthalten.

Bis wann ist der Differenzbetrag auszugleichen?

Die Differenz, also das Guthaben oder die Nachzahlung, muss innerhalb von 30 Tagen ausgeglichen werden. Diese Zahlung ist unabhängig von einem Einverständnis zu leisten. Das heißt: Auch im Konfliktfall ist die Summe zu zahlen, sonst gerät die betroffene Seite in Verzug.

Der Mieter darf jedoch die Nebenkosten anzweifeln. Er kann sogar nach 365 Tagen noch Einspruch erheben und um eine Korrektur der Abrechnung bitten.

Änderung der Vorauszahlungen

Aus der Betriebskostenabrechnung ergibt sich häufig der Bedarf, die Vorauszahlungen anzupassen. Das können beide Seiten formlos in Textform ankündigen. Die Änderung gilt ab der nächsten Mietzahlung. Bei der Änderung gilt: Die Vorauszahlungen dürfen so angehoben oder gesenkt werden, dass sie der aktuellen Abrechnungssumme für die Wohnung entsprechen. Der Vermieter darf die Vorauszahlung auch bei bereits bekannten höheren Ausgaben im kommenden Abrechnungsjahr aber nicht über diesen Betrag hinaus anheben, damit der Mieter nicht unnötig belastet wird.